เคล็ดลับการบริหารเวลาคือสิ่งที่คนวัยทำงานหลายคนมองข้ามไป คุณอาจคิดว่าตัวเองแบ่งเวลาดีแล้ว แต่สุดท้ายก็ยังต้องเจอกับความเครียดจากงานและชีวิตประจำวันอันยุ่งเหยิงอยู่ดี ? ทำไม๊ ทำไม ทั้งที่เวลาก็มี 24 ชั่วโมง แต่เมื่อมองดูคุณภาพชีวิตระหว่างเราและเพื่อนถึงดูเหมือนเวลาของเราไม่เท่ากัน!? บางคนก็ดูชิลล์กันสุดๆ แต่กลับทำงานได้ดีแถมยังมีเวลา Happy hour หลังเลิกงาน ขณะที่คุณนั่งตอบอีเมลลูกค้าแถมต้องอยู่โยงทำโอทีจนหัวหมุน? ถ้าคุณเริ่มตั้งคำถามกับตัวเองแบบนี้ล่ะก็การมองหาเคล็ดลับการบริหารเวลาอาจเป็นตัวช่วยให้ชีวิตการทำงานของคุณมีคุณภาพมากขึ้น ทำงานน้อยลง และมีเวลาว่างเพื่อตัวเองมากขึ้นนะคะ แต่จะเริ่มต้นบริหารเวลาด้วยตัวเราเองยังไงให้ Work-life balance กลับมาสมดุลอีกครั้ง ลองมาดูเคล็ดลับการบริหารเวลาที่ทำตามได้ง่ายแต่ช่วยจัดระเบียบชีวิตได้จริงจาก HAPPINESSO กันดีกว่า
10 เคล็ดลับการบริหารเวลา ฉบับลงมือทำได้จริง
เปลี่ยนวันทำงานอันวุ่นวายให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ด้วยเคล็ดลับ Time management ทั้ง 10 ข้อต่อไปนี้
1. จับผิดตารางเวลาของตัวเอง
สิ่งแรกสำหรับเคล็ดลับการบริหารเวลาที่เราต้องทำก็คือการจับผิดตารางเวลาปัจจุบันของตัวเอง ลองดูซิว่าในแต่ละวันเราวางแผนจะทำอะไรและสิ่งที่ทำได้จริงมีอะไรบ้าง รวมถึงเวลาส่วนตัวและเวลาทำงานมีความสอดคล้องกันมั้ย อาจใช้เครื่องมืออย่าง Excel หรือแอพพลิเคชั่นจัดตารางเวลาอย่าง Google calendar เป็นตัวช่วยให้มองเห็นภาพรวมก็ได้
2. ตั้งเป้าหมายก่อนเริ่มทำงาน
ก่อนเริ่มทำงาน ลองคิดถึงผลลัพธ์ที่เราอยากได้คร่าวๆ ในวันนี้ ไม่ว่าจะเป็นผลสรุปการประชุม ปริมาณงานที่ต้องการ หรือทิศทางการพรีเซ้นท์ที่อยากนำเสนอลูกค้า การตั้งเป้าหมายเอาไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้สมองของเราเริ่มจัดระเบียบความคิดเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายแบบไม่รู้ตัว และช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น
3. ใช้เวลา 30 นาทีสร้างแผนงานประจำวัน
หลังจากตั้งเป้าหมายก่อนเริ่มทำงานแล้ว ใช้เวลาช่วงเช้า 30 นาทีก่อนเข้างานเขียนลิสต์รายการแผนงานประจำวัน ทั้งรายการงานด่วน ประชุมสำคัญ นัดหมายลูกค้าและงานที่ต้องเตรียมพร้อมสำหรับวันต่อไป เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการวางแผน Daily plan ก็คือ มีช่วงเวลาที่เว้นว่างเอาไว้สำหรับงานที่เข้ามาแบบกะทันหันจ้า
4. ทำเครื่องหมายงานที่ทำสำเร็จ
เมื่อเราทำตาม Daily plan ที่วางเอาไว้สำเร็จ ให้ทำเครื่องหมายเป็นสัญลักษณ์ว่า “งานนี้ฉันจัดการเรียบร้อยแล้ว!” การได้มองเห็นงานที่เราทำเสร็จจะช่วยกระตุ้นให้เรารู้สึกดีและมีพลังจัดการงานอื่นๆ ในวันนั้นให้เรียบร้อยทั้งหมดตามที่ตั้งใจไว้
5. จัดตารางงานด่วนไว้ช่วงเช้า
ถือเป็นเคล็ดลับการบริหารเวลาที่หลายคนคิดไม่ถึง สาเหตุที่เราควรนำงานด่วนหรืองานสำคัญต่างๆ มาไว้ช่วงเช้าก็เพราะเวลาเช้าเป็นช่วงที่สมองตื่นตัวมากที่สุด ร่างกายและความคิดยังสดชื่นแจ่มใสพร้อมลุยงาน ขณะที่ตอนบ่ายประสิทธฺภาพการทำงานของเราจะลดลง
6. อย่าทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
โฟกัสสิ่งที่อยากจะทำไปทีละอย่าง ถึงงานจะเยอะ หัวหน้าจะเร่ง ลูกน้องจะตามตัวคุณมากแค่ไหน ก็อย่าทำตัวเป็นคน Multitasking หรือคนที่ชอบทำอะไรหลายอย่างพร้อมกัน เพราะมันจะทำให้เราเสียสมาธิและประสิทธิภาพการทำงานลดลง
7. หมดเวลารอแรงบันดาลใจ – จงลงมือทำซะ!
หลายคนมักหาข้ออ้างให้ตัวเองว่ายังไม่มีแรงบันดาลใจหรือไม่มีอารมณ์ทำงาน ยิ่งคิดแบบนี้ก็ยิ่งผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ เพราะฉะนั้นลงมือทำซะ! แล้วไอเดียจะค่อยๆ ไหลลื่นออกมาเอง
8. เรียนรู้ที่จะพูดคำว่า “ไม่” ซะบ้าง
บางคนเกรงใจเพื่อนร่วมงานจนต้องรับภาระที่ไม่จำเป็นหรือแม้แต่การที่ต้องทำงานที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของตัวเอง! ดังนั้นเรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่” เพื่อปฏิเสธพวกเขาบ้าง โดยบอกเหตุผลไปตรงๆ ว่าเรายังมีงานสำคัญหลายชิ้นที่ต้องทำ
9. จัดระเบียบอีเมล
กำหนดเวลารับ-ส่งอีเมลประจำวัน รวมถึงหมั่นจัดระเบียบกล่องข้อความเข้าด้วยการลบอีเมลขยะทิ้งไป หากอีเมลไหนสำคัญก็เก็บเข้ากล่องอีเมลสำคัญเอาไว้ซะ นอกจากนี้การแยกโฟลเดอร์อีเมลจากลูกค้า งานด่วนและงานทั่วไปออกจากกันก็จะช่วยให้กล่องจดหมายของคุณเป็นระเบียบขึ้น
10. อย่าลืมหาเวลาพักทุกชั่วโมง
ถึงจะมีงานด่วน งานเร่ง แถมตารางเวลาในแต่ละวันเต็มเอี๊ยดแค่ไหน แต่เคล็ดลับการบริหารเวลาจากเราขอแนะนำว่าควรหาเวลาพักทุกชั่วโมง อาจเป็นการลุกยืดเส้นยืดสาย การเดินไปชงกาแฟหรือสูดอากาศบริสุทธิ์ เพื่อช่วยให้สมองและร่างกายของเราผ่อนคลายความเครียดจากงานที่กำลังทำ
เคล็ดลับการบริหารเวลาที่ดีจะช่วยเรียกสมดุลให้กับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของเรา ทำให้เราจัดการงานในแต่ละวันได้ดีขึ้นขึ้น แล้วคุณจะแปลกใจว่าตัวเองเหลือเวลาว่างสำหรับกิจกรรมสนุกๆ มากกว่าที่คิดเมื่อรู้จักการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มาอ้างอิง : toggl.com
