การบริหารเวลา (Time management) คือกุญแจสู่ความสำเร็จในชีวิต แต่หากกลยุทธ์บริหารเวลาผิดพลาดก็อาจทำให้เราเสียประโยชน์มากกว่าที่คิด แล้วจะบริหารเวลายังไงให้เกิดประสิทธิภาพที่สุดล่ะ? ลองมาดูวิธีบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพที่คุณก็สามารถทำได้ด้วยตัวเองกันดีกว่า
การบริหารเวลา สำคัญอย่างไร?
ชีวิตมนุษย์เงินเดือนเป็นไลฟ์สไตล์ที่ต้องวุ่นวายตลอดวัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการประชุม เดดไลน์ของงานที่ใกล้เข้ามาทุกที หรือแม้แต่เหตุการณ์เร่งด่วนที่เราไม่คาดคิด!? สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นปัจจัยเพิ่มความเครียดและยังทำให้รู้สึกหมดกำลังใจในการทำงานอีกด้วย สิ่งที่จะมาช่วยลดความเครียดและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานได้ก็คือการบริหารเวลาหรือ Time management นั่นเองค่ะ โดยบทความของ HAPPINESSO วันนี้จะมาแนะนำ 10 วิธีเอาชนะข้อผิดพลาดของการบริหารเวลา เพื่อให้ทุกคนสามารถจัดระเบียบชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้เหมาะสมที่สุด เพื่อคุณภาพชีวิตที่ดีที่สุดของเรา
เคล็ดลับการบริหารเวลา
การบริหารเวลา (Time management) คือ การจัดสรรเวลาในแต่ละช่วงของวันอย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถจัดการสิ่งที่ต้องทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการทำงาน การเรียน หรือช่วงเวลาส่วนตัว แต่หลายคนโดยเฉพาะมนุษย์เงินเดือนกลับต้องเจอกับปัญหาเรื่องการบริหารเวลาอย่างมาก จนส่งผลให้ทำงานได้ไม่เต็มศักยภาพ
การที่มนุษย์เงินเดือนอย่างเราจะสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จึงต้องเริ่มต้นอย่างเป็นระบบ ควบคู่ไปกับความมีวินัยและหมั่นปฏิบัติตามตารางที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอจนกลายเป็นกิจวัตร ก็จะช่วยให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลองมาดูเคล็ดลับบริหารเวลาที่คุณเองก็ทำตามได้กันดีกว่า
1. เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do List)
การเขียนสิ่งที่ต้องทำหรือ To-do list เป็นวิธีสุดคลาสสิกในการบริหารเวลาที่ยังใช้ได้ผลอยู่เสมอ แต่อาจต้องเพิ่มเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ลงไป นั่นก็คือการเรียงลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำจากมากไปหาน้อย วิธีนี้จะช่วยเพิ่มอัตราความสำเร็จในการใช้ To-do List มากยิ่งขึ้น
2. ตั้งเป้าหมาย
การตั้งเป้าหมายอะไรบางอย่างเป็นวิธีที่ช่วยให้เราสามารถบริหารเวลาได้อย่างเป็นมืออาชีพและมีคุณภาพมากขึ้น เพราะเป้าหมายจะช่วยให้เรามีความมุ่งมั่น มีทัศนคติที่ดี และทำให้รู้ว่าต้องมุ่งไปทางไหนเพื่อให้งานประสบความสำเร็จ นอกจากนี้การมีเป้าหมายยังกระตุ้นให้เราจัดลำดับความสำคัญของงาน รวมถึงการแบ่งเวลาและทรัพยากรเพื่อไปให้ถึงจุดหมายนั้นด้วย
3. จัดลำดับความสำคัญ กุญแจสำคัญของการบริหารเวลา
เหตุการณ์ที่เราต้องเจอในแต่ละวันมีความสำคัญไม่เท่ากัน การจัดลำดับความสำคัญของเหตุการณ์และงานเหล่านั้นจึงเป็นกุญแจหลักอีกข้อที่ช่วยให้เราแก้ไขข้อผิดพลาดของการบริหารเวลาได้ ถึงแม้ว่าบางครั้งก็เป็นเรื่องยากที่จะเรียงลำดับงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเผชิญกับสถานการณ์เร่งด่วนพร้อม ๆ กัน อาจลองจัดลำดับงานที่เร่งด่วนและสำคัญที่สุดก่อน จากนั้นจึงเป็นงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน แล้วจึงจัดงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญไว้ลำดับสุดท้าย
4. จัดการกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว
สิ่งแวดล้อมที่อยู๋รอบตัวเราคือปัจจัยหลักที่ทำให้เราเสียสมาธิจากงานตรงหน้า หากเราต้องการควบคุมเวลาทำงานของตัวเองให้เข้าที่เข้าทาง ลองเรียนรู้วิธีจัดการกับตัวการทำให้เสียสมาธิรวมถึงการถูกขัดจังหวะต่างๆ อย่างมีประสิทธิ เช่น การปิดเสียงโทรศัพท์ การปิดโปรแกรมแชท รวมถึงบอกเพื่อนร่วมงานให้รู้ตัวเมื่อเราถูกพวกเขารบกวนบ่อยเกินไป
5. เลิกผัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่งเป็นสาเหตุหลักของการทำงานไม่สำเร็จตามกำหนด สำหรับวิธีแก้ไขแบบทันทีก็คือการกำหนดเวลาเริ่มทำงานให้ตัวเอง เช่น บอกตัวเองว่าฉันต้องเริ่มทำโปรเจคนี้ภายในสิบนาทีนะ! การตั้งเวลาแบบนี้จะช่วยบังคับตัวเองให้ลงมือทำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้การโฟกัสที่เป้าหมายเล็กๆ ก่อน ก็ช่วยสร้างกำลังใจได้เป็นอย่างดี ไม่ทำให้ท้อจนอยากจะเทงาน
6. อย่าทำงานหนักเกินไป
ลองสำรวจตัวเองดูสักหน่อยว่าคุณกลายเป็นคนที่ชอบทำงานทุกสิ่งทุกอย่างด้วยตัวเองเพราะไม่เชื่อใจคนอื่นมากพอที่จะมอบหมายงานให้หรือเปล่า? การทำงานมากเกินไปจะทำให้เวลาของเราลดลงและต้องเร่งทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จในเวลาจำกัด งานที่ได้จึงออกมาไม่มีคุณภาพ เกิดความเครียด แถมยังทำให้หงุดหงิดง่ายอีกด้วย กลยุทธ์บริหารเวลาที่ดีก็คือลองแบ่งงานให้คนอื่นบ้างตามความเหมาะสม พยายามอย่าหักโหมทำงานหนักเกินไปจะดีกว่า
7. รู้จักจัดระเบียบ ก้าวสำคัญสู่การบริหารเวลาที่ดี
ก่อนเริ่มทำงานอาจลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำออกเป็นข้อ ๆ จากนั้นจึงนำมาจัดระเบียบและค่อย ๆ จัดการให้สำเร็จ เช่น การเช็กอีเมลในตอนเช้า การเคลียร์งานค้างช่วงสาย และการสรุปยอดบัญชีในช่วงเย็น เป็นต้น การจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ จะทำให้สมองของเราทำงานได้เป็นระบบ อีกทั้งยังช่วยให้จัดการงานได้ง่ายขึ้นด้วย
8. อย่าทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
มีโอกาส 20-40% เท่านั้นที่เราจะทำงานสำเร็จเมื่อทำอะไรหลายอย่างพร้อมกัน ผลที่ได้จากการทำงานหลายอย่างอาจทำให้งานแต่ละชิ้นออกมาไม่มีคุณภาพ หรือที่ร้ายแรงคืองานผิดพลาดจนส่งผลกระทบต่ออาชีพ เพราะฉะนั้น ลืมเรื่องการทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันไปซะ และเริ่มตั้งสมาธิกับงานแต่ละชิ้นอย่างเต็มที่ ทำงานให้เสร็จเป็นเรื่อง ๆ เพื่อคุณภาพของงานจะดีกว่า
9. แบ่งเวลาพักผ่อน
อย่าคิดว่าการหยุดพักเพื่อ Restart ระบบให้สมอง คือ “การเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์” เพราะการพักผ่อนจะช่วยให้สมองกลับมาสดชื่นและทำงานได้อย่างไหลลื่นอีกครั้ง ดังนั้นกลยุทธ์บริหารเวลาที่ดีก็ควรแบ่งช่วงพักให้ตัวเองด้วยเช่นกัน อาจเลือกเวลาสัก 10-15 นาทีสำหรับยืดเส้นยืดสาย หรือลุกไปชงกาแฟ แค่นี้ก็ช่วยให้เราพร้อมลุยงานต่อได้แล้วค่ะ
10. จัดตารางเวลาทำงานที่เหมาะกับตัวเอง
เพราะแต่ละคนมีช่วงเวลาที่ทำงานได้เต็มที่แตกต่างกัน บางคนอาจชอบทำงานตอนเช้าขณะที่อีกคนกลับมีสมาธิมากกว่าในตอนกลางคืน เพราะฉะนั้นอย่าลืมปรับตารางเวลาการทำงานต่าง ๆ ให้เข้ากับเวลาที่คุณมีพลังงานและรู้สึกกระตือรือร้นมากที่สุด เพราะการบริหารเวลาหรือ Time management ที่ดีไม่จำเป็นต้องยึดตามใคร แต่ต้องยึดตามตารางชีวิตของเราเอง
การสังเกตปัญหาที่ตัวเองมีเพื่อนำมาปรับแก้อย่างถูกต้อง คือเคล็ดลับสำคัญขอกลยุทธ์บริหารเวลาที่ประสบความสำเร็จ ใครยังไม่รู้ว่าจะบริหารเวลายังไงให้มีประสิทธิภาพก็คงได้ไอเดียกันไปแล้ว ลองนำ 10 วิธี เอาชนะข้อผิดพลาดของการบริหารเวลาที่เราแนะนำในวันนี้ไปลองปรับใช้กันดูนะคะ รับรองว่านอกจากจะช่วยให้เราทำงานได้เต็มที่ เต็มประสิทธิภาพขึ้นแล้ว การจัดการ Time management ที่ดียังทำให้เรามีความสุขขึ้นและช่วยลดความเครียดในชีวิตประจำวันได้อีกด้วย!
ที่มาอ้างอิง : mindtools.com
